Pomysł na biznes do 50 tysięcy – Wirtualne biuro

Pomysł na biznes do 50 tysięcy – Wirtualne biuro

W dzisiejszych czasach nawet mając niewielki kapitał początkowy można założyć własną działalność gospodarczą. Z tego względu z każdym rokiem przybywa coraz więcej jednoosobowych firm oraz niewielkich spółek. Znaczna część z nich w głównej mierze pracuje zdalnie, zatem na popularności zyskują wirtualne biura. Czym są, jak działają i co należy wiedzieć przed rozpoczęciem tego typu działalności?

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro oferuje szereg usług dla firm, a w szczególności tych, które nie posiadają oficjalnego stałego adresu. Pozwala to spółkom znacznie zredukować koszty, ponieważ korzystając z jego usług, nie muszą już wynajmować lokalu, opłacać pracowników administracyjnych oraz kosztów eksploatacyjnych. W zależności od usługodawcy, biura mogą oferować wiele udogodnień, usprawniających zarządzanie działalnością klienta.

Jako właściciel wirtualnego biura udostępniasz swój adres do rejestracji firm – po uiszczeniu przez ich właścicieli  odpowiedniej opłaty. Wyrażasz tym samym zgodę na to, aby lokalizacja Twojej działalności była umieszczana na ich materiałach reklamowych, wizytówkach oraz na obsługę ich korespondencji. Często można spotkać się z ofertą skanowania listów i przesyłania ich na adres e-mail klienta. Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy z naszych usług korzystają osoby, które pracują zdalnie z odległego od nas miejsca. Sporządzając ofertę swojego biura warto wziąć to pod uwagę, ponieważ zwiększa to zasięg zainteresowania naszym biurem. Wówczas mogą się do nas zgłosić nie tylko firmy z okolicy, ale również osoby z odległych miejsc, które pracują wyłącznie przez Internet.

 

Co powinieneś oferować

 

Zakres usług wirtualnego biura może być bardzo szeroki. Im więcej będziesz oferować, tym większą ilość klientów możesz przyciągać. Musisz jednak brać pod uwagę swoje możliwości. Jeśli nie jesteś specjalistą od księgowości i prowadzenie jej wymagałoby zatrudnienia dodatkowej osoby, przeprowadź kalkulację czy taka inwestycja przyniesie Ci zyski. Do najpopularniejszych usług należą:

 

  • obsługa korespondencji – przyjmowanie, przesyłanie, skanowanie, przechowywanie, segregowanie,
  • odbieranie paczek,
  • obsługa telefoniczna – odbieranie i przekazywanie połączeń ,
  • doradztwo w sprawie księgowości,
  • przygotowanie dokumentów i faktur,
  • obsługa poczty elektronicznej,
  • wypełnianie wniosków,
  • przygotowywanie i przesyłanie umów,
  • przygotowywanie baz informacji, w tym baz klientów,
  • dokonywanie rezerwacji lotów, hoteli,
  • prowadzenie kalendarza spotkań,
  • pomoc w tłumaczeniach.

 

a w przypadku posiadania większego lokalu również:

 

  • wynajmowanie biur oraz sal konferencyjnych ,
  • organizacja i obsługa spotkań i konferencji.

 

Oferta biura zależy tylko i wyłącznie od możliwości jego pracowników oraz lokalu. Czasem warto postawić na bardziej innowacyjne rozwiązania jak na przykład pomoc w tłumaczeniach czy tworzenie prezentacji.

Zakładanie działalności

Przed założeniem firmy musisz się zastanowić jaką wybierzesz jej formę prowadzenia. Jest to kluczowe, ponieważ od tego będą zależeć koszty jej funkcjonowania oraz rejestracji. Najtańszym początkowym rozwiązaniem (bezpłatna rejestracja), a zarazem najpopularniejszym i najszybszym w Polsce jest jednoosobowa działalność gospodarcza.

W tym celu należy uzyskać wpis do CEIDG (Centralna Ewidencja I Informacja o Działalności Gospodarczej). Wszelkie potrzebne formularze można znaleźć w Internecie, jednak w dalszym etapie konieczne jest ich potwierdzenie w Urzędzie Gminy, który znajduje się najbliżej miejsca zamieszkania. Automatycznie firma zostanie zgłoszona do rejestracji w ZUS-ie oraz zgłoszona do GUS-u w celu uzyskania o REGON.

Wybierz formę opodatkowania

Istotną sprawą, o której należy pomyśleć przed złożeniem wniosku jest podjęcie decyzji, na jakiej zasadzie chcemy rozliczać się z podatku oraz czy chcemy go opłacać co miesiąc czy co kwartał (ta opcja dotyczy tylko „małych podatników”). Należy dobrze się zastanowić, ponieważ zmiany będzie można dokonać dopiero w kolejnym roku. Dostępne formy :

  • rozliczenie z podatku na zasadach ogólnych,
  • podatek liniowy,
  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
  • karta podatkowa.

Jeśli nie posiadamy wiedzy z tego zakresu, warto skorzystać z porad biur rachunkowych lub księgowych.

Wybierz rodzaj ubezpieczenia

Jeśli nie posiadasz umowy o pracę w innej firmie z minimalnym wynagrodzeniem, będziesz zobowiązany do opłacania składek nie tylko na ubezpieczenie społeczne, ale też zdrowotne. W przypadku nowych firm przez pierwsze 2 lata istnieje możliwość opłacania obniżonych kwot, które po tym czasie znacząco wzrosną.

Przelicz ile jesteś w stanie zarobić

Planując zakładanie działalności nastawiamy się na regularne przychody. Nowi przedsiębiorcy bardzo często nie biorą pod uwagę części opłat w swoich rozliczeniach. Warto sporządzić listę wszystkich koniecznych stałych comiesięcznych wydatków. Ilu klientów powinienem obsługiwać, aby nie ponosić strat, a ilu aby oczekiwać zysków? Ile osób jestem w stanie sam obsłużyć, a przy ilu będzie konieczne zatrudnienie dodatkowego pracownika? Należy wziąć pod uwagę kilka scenariuszy i być przygotowanym na każdy z nich.

Pomyśl o księgowości

W przypadku wirtualnego biura, gdzie w większości przypadków pojawia się tylko jeden rodzaj transakcji, księgowość nie będzie skomplikowana. Na samym początku prowadzenia działalności warto skorzystać z profesjonalnej porady. Specjalista dokładnie i szczegółowo dobierze sposoby rozliczania podatku, VAT oraz wszelkich innych opłat, a także odpowie na nasze pytania. Comiesięczną księgowością można zająć się samodzielnie, pod warunkiem, że dobrze się do tego przygotujemy. Może warto pomyśleć o kursie, dzięki któremu nie tylko będziemy lepiej przygotowani do prowadzenia własnych ksiąg, ale również możemy włączyć takie usługi do oferty naszego biura.

Koszty prowadzenia

Wydatki jakie muszą zostać poniesione w związku z prowadzeniem działalności można podzielić na dwa działy. Pierwszy związany jest z opłatami administracyjno-skarbowymi, które zostały omówione w poprzednim punkcie. Muszą być opłacane regularnie i ich wielkość zależy od tego, jakich wyborów opodatkowania wybraliśmy przy rejestracji oraz składki na ubezpieczenia społeczne. Drugi dotyczy samego prowadzenia i utrzymania firmy. Składać się na to będą między innymi opłaty eksploatacyjne, wynagrodzenia (jeśli planujemy zatrudnianie dodatkowych osób) czy zakup materiałów niezbędnych do pracy.

W przypadku wirtualnego biura najwyższy koszt stanowi lokal. Jest to kluczowa inwestycja, ponieważ wiele firm, wybierając swojego partnera, kieruje się lokalizacją. Większość tego typu działalności, posiada podobną ofertę, dlatego kryterium wyboru staje się położenie biura. Przykładowo, na wizytówce klienta lepiej będzie wyglądało biuro z siedzibą na Alejach Jerozolimskich w centrum Warszawy, niż ulica Krótka gdzieś na obrzeżach. Znana dzielnica podwyższa prestiż firmy, zatem częściej będą korzystać z tych, które mogą pochwalić się atrakcyjnym adresem. Niesie to ze sobą jednak spore koszty. Za 50 metrów kwadratowych miesięcznie należy spodziewać się czynszu nie mniejszego niż 2500zł. Do tego dochodzą comiesięczne opłaty za następujące aspekty :

  • prąd, woda, gaz – od 100-300zł miesięcznie
  • Internet, telefon – od 100zł
  • strona internetowa – jeśli sami ją prowadzimy, to dotyczy nas tylko roczna opłata za domenę i hosting – od 200zł rocznie
  • materiały biurowe – papier, długopisy, koperty – od 100zł
  • materiały reklamowe – wizytówki, ulotki – od 100zł
  • księgowość – najtańsza opcja oferująca tylko sprawdzanie dokumentów to koszt od 30zł, korzystanie z pełnej usługi zaczyna się od 150zł

 

Do tego dochodzą koszty przelewów, ubezpieczenia, konta bankowego, paliwa (jeśli osobiście dowozimy przesyłki pocztowe do klientów prywatnym samochodem).

Jednorazowe wydatki związane z otworzeniem firmy obejmują takie punkty jak:

  • strona internetowa – bez przeszkolenia prostą stronę jesteśmy w stanie zrobić sami, jeśli jednak zależy nam na profesjonalizmie, to konieczny jest wydatek – od 1500zł,
  • wyposażenie biura – biurka, stoły, krzesła, elementy dekoracyjne – od 5000zł (podstawowe wyposażenie),
  • urządzenia elektroniczne – komputer, telefon, drukarka, skaner, fax, projektor w przypadku posiadania sal konferencyjnych – od 6000zł.

Należy również wziąć pod uwagę szkolenia oraz badania lekarskie.

Możliwe zyski

Przeglądając strony biur wirtualnych można zauważyć, że większość ofert oscyluje w koszcie około 100-200zł miesięcznie w zależności od lokalizacji. Warto zatem rozważyć wynajęcie większego lokalu, aby dodatkowo móc udostępniać realną powierzchnie biurową. Firmy, które głównie pracują zdalnie, często korzystają z takiej usługi, w celu organizacji spotkań rekrutacyjnych lub konferencji. Zdecydowanie lepiej zostanie odebrane zaproszenie na spotkanie do profesjonalnie przygotowanego biura, niż do domu na przedmieściach.

Według dostępnych danych, małe biuro wirtualne w dobrym miejscu jest w stanie osiągnąć obroty roczne na poziomie 500.000zł. Tendencja jest wzrostowa, z powodu zwiększającej się popularności otwierania firm, które opierają się na pracy zdalnej oraz stale rosnących kosztów wynajmu.

Jak uzyskać dotację? (o założeniu działalności, że można dostać dotacje)

 

Jeśli już postanowiliśmy założyć firmę, warto sprawdzić czy możemy ubiegać się o dotację na ten cel. Obecnie możemy liczyć na wsparcie z dwóch głównych źródeł – z Urzędu Pracy oraz z Funduszy Europejskich. Coraz częściej przyszli przedsiębiorcy sięgają po to drugie rozwiązanie, ponieważ w jego przypadku łatwiej jest spełnić wszystkie formalne wymagania (o ile znajdujemy się w docelowej grupie ich odbiorców) oraz można otrzymać większą kwotę pieniędzy na start. Dłuższy jest jednak czas oczekiwania na decyzję. Dodatkowo nie ma tutaj tak wielu restrykcji oraz zobowiązań jak w przypadku umowy z Urzędem Pracy.

Dotacja z Funduszy Unii Europejskiej

Pieniądze pozyskane z Unii Europejskiej są bezzwrotną i jednorazową formą wsparcia. W głównej mierze pomoc skierowana jest do młodych bezrobotnych. W celu rozpoczęcia całej procedury, należy znaleźć punkt informacyjny i skierować się do instytucji, która obecnie organizuje projekt związany z dofinansowaniem na nowe działalności gospodarcze. Każdy taki projekt będzie posiadał inne kryteria, jakie należy spełnić, aby móc do niego przystąpić. Warto zatem je regularnie sprawdzać.

Suma jaką możemy uzyskać z funduszy unijnych to 40.000zł. Dodatkowo zaoferują nam uczestnictwo w szkoleniach, które mogą nie tylko pomóc nam w naszej działalności, ale również podnieść kwalifikacje zawodowe. Na wydanie całej kwoty otrzymanej z dotacji mamy 12 miesięcy. Istotną informacją jest fakt, że w przypadku tej dotacji wymagany jest wkład własny. W zależności od tego czym ma się zajmować firma i jakie przychody ma generować, różny będzie oczekiwany kapitał początkowy.

Dotacja z Urzędu Pracy

Tak samo jak w przypadku funduszy UE, dotacja z Urzędu Pracy jest bezzwrotna i również aby ją otrzymać, należy spełnić szereg warunków. Udzielana jest wyłącznie na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej (można zatrudniać pracowników, ale nie zakładać spółki). Dodatkowo przez 2 lata po jej przyjęciu nie można podjąć pracy. Należy udać się Urzędu Pracy oraz złożyć odpowiedni wniosek wraz z całym opisem działalności oraz wykazem odbytych szkoleń, kursów i posiadanego wykształcenia.

Maksymalnie można pobrać 26.000zł (kwota zmienia się w zależności od przeciętnego wynagrodzenia w przedsiębiorstwach). Istnieją przepisy, które ściśle regulują na co mogą być przeznaczone te pieniądze, dlatego koniecznie trzeba się z nimi zapoznać przed dokonywaniem jakichkolwiek zakupów lub opłat. Czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosku to około 30 dni. Urząd rozpatruje je w kolejności złożenia, dlatego warto przygotować go wcześniej, aby w trakcie otworzenia naboru, być jednym z pierwszym oczekujących. Następnie rozpocznie się cały szereg działań związanych z podpisywaniem umów oraz przekazaniem środków. Najważniejszym wymogiem, który dotyczy tej dotacji jestobowiązek prowadzenia jej przez minimum 12 miesięcy. Przez cały ten okres, należy dostarczać do urzędu dokumenty potwierdzające jej prowadzenie, które zostaną wymienione w umowie. Możesz również oczekiwać wizyt kontrolnych.

Wady i zalety

Prowadzenie wirtualnego biura tak samo jak prowadzenie większości działalności gospodarczych ma swoje plusy i minusy. Należą do nich:

Zalety
  • pracujesz tylko dla siebie,
  • przy dobrej organizacji, nie potrzebujesz współpracowników,
  • podejmujesz wszystkie decyzje dotyczące swojej firmy,
  • nie jesteś od nikogo zależny, jedynie od klientów,
  • przychody zależą od Ciebie i Twoich możliwości,
  • po uzyskaniu pewnej puli klientów posiadasz okresową stabilność finansową – firmy, które korzystają z takich rozwiązań, nieczęsto zmieniają siedzibę, ponieważ wiążę się to z dużymi kosztami (jak chociażby materiały reklamowe), ale również koniecznością powiadomienia organów administracyjnych, skarbowych, klientów, dostawców.
  • rozwiązanie z dużym potencjałem na przyszłość – obserwuje się ciągły wzrost zapotrzebowania w tym sektorze, ze względu na stale zwiększająca się ilość osób, które zakładają działalność gospodarczą i pracują we własnym domu,
  • w razie upadku luz zawieszenia działalności Twojej firmy, nie ponosisz dużych strat.

 

Wady:

 

  • brak stabilności finansowej – w przypadku braku klientów, firma zaczyna przynosić straty,
  • ponosisz pełną odpowiedzialność za firmę,
  • możliwa konieczność pracy ponad wyznaczone przez Ciebie godziny,
  • samodzielne opłacanie składek,
  • w przypadku jednoosobowej firmy praca w samotności,
  • brak płatnych urlopów – jeśli nie pracujesz, to nie generujesz większości zysków
  • konieczność obsługi wielu firm jednocześnie – może to powodować błędy czy opóźnienia, za które odpowiadasz
  • niższa emerytura niż w przypadku umowy o pracę,
  • prawna odpowiedzialność w przypadku nie wywiązania się z realizowanych umów lub w przypadku gdy obsługiwana firma poniesie straty z powodu błędu lub opóźnienia w przekazaniu korespondencji.

 

Wirtualne biuro, a Urząd Skarbowy

 

Przed założeniem naszej działalności należy szczegółowo zapoznać się ze wszystkimi aspektami prawnymi, ponieważ występowały sytuacje, w których Urząd Skarbowy odmawiał firmom rejestracji w siedzibie wirtualnego biura. Nie ma obecnie przepisów, które tego zabraniają, jednak należy być świadomym, że nasz klient może doświadczyć początkowej odmowy. Dodatkowo musimy być przygotowani na kontrole. Zgodnie z Art. 285a. Ustawy o ordynacji podatkowej, której ujednolicony tekst obowiązuje od 14 maja 2019 roku „Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia”.Mając tak wiele firm pod jednym adresem, musimy być przygotowani na takie wizyty.

Założenie własnego wirtualnego biura jest inwestycją, która w przypadku dobrej lokalizacji ma szanse przynosić wysokie przychody w stosunkowo niskim czasie. Niewielkim początkowym kosztem można założyć dobrze prosperującą działalność. Dlatego jeśli myślisz nad założeniem swojego biznesu, to sprawdź ceny najmu lokali w swoim mieście jeszcze dziś.

Comments